Paramétrage du programme Factur-X
Le format de votre facture Excel doit être le même pour toutes vos factures. Des modèles sont inclus dans la distribution (templates) et des exemples de paramétrage sont fournis à ce niveau (fichiers Param???.xlsx).
Dans votre modèle et vos factures ensuite, la position des éléments doit être fixe en entête de la facture relativement aux lignes et colonnes Excel. Le nombre de lignes d’éléments ou de libellés au sein de la facture est indifférent mais la position des éléments de pied doit se situer sur la même colonne quelle que soit la facture.
Le fichier Param.xlsx inclut 4 onglets dont le remplissage est nécessaire par rapport à votre modèle. Des couleurs indicatives précisent : Obligatoire, Obligatoire sous conditions (par exemple: s'il n'y a pas de remise, le champ libellé de la remise ne sera évidemment pas obligatoire), Fortement conseillé, Conseillé, Facultatif pour la facture au niveau légal et pour la facture électronique (ce peut être différent). A ce niveau, le programme ne prend aucun risque par rapport à la conformité. Le triangle bleu en base de zone indique une liste déroulante.
Certains champs sont sous forme de liste déroulante de choix et présentés en italique couleur noire (ex: TVA acquittée sur les débits, TVA acquittée sur les encaissements, TVA non Applicable, Art. 293B du CGI).
Le triangle rouge en fin de zone indique une aide lorsque vous le survolez avec la souris.
Les zones en rouge foncé ne sont pas modifiables ou sont calculées (ex: le numéro de colonne est calculé par rapport à la saisie de la lettre de la colonne).
La première colonne de chaque onglet (sauf Rep) non modifiable indique le type de champ TXT (texte), TXTS (texte avec des espaces interne qui seront supprimés , ex: N° de Siret), Date (les format possibles sont JJ/MM/AAAA, JJ/MM/AA, JJ moisenclair AAAA, les dates au format Excel jj-AbreviationMois-AA)
La deuxième colonne non modifiable indique le tag qui sera utilisé dans le programme. Les autres colonnes dépendent des onglets et correspondent à des libellés, lignes ou colonnes excel.
👉Si ceci vous paraît trop compliqué, il est possible de souscrire une assistance partielle ou complète pour l'installation du programme et du paramétrage depuis votre modèle de facture (ou de faire appel à un ami). La page donnant les différentes possibilités de support et d'assistance est ICI.
Des indications plus précises sont fournies avec la documentation téléchargeable ICI.
L'onglet Rep indique les répertoires et autres points généraux. Les répertoires peuvent être indiqués de manière absolue (ex: C:\FLUXFX\FX_Production\Facture ou relatif au répertoire SCRIPTS ex: ..\FX_PRODUCTION\Facture (le '..' signifie que l'on remonte d'un niveau pour redescendre par rapport au répertoire SCRIPTS (dans cet exemple dans équivalent à C:\FLUXFX\SCRIPTS). #ISLogs (zone déroulante true/false indique si on conserve des logs d'exécution et le fichiers XMP par facture). Si vous indiquez un logo pour être intégré dans la facture électronique (en plus du fichier xml) indiquer son nom s'il se trouve dans le répertoire SCRIPTS\PARAM ou bien le chemin complet et le nom du fichier logo (format jpg ou gif)
Des indications plus précises sont fournies avec la documentation téléchargeable ICI.
L'onglet Fixed gère les éléments fixes. Ce sont des informations qui ne sont jamais ou très rarement modifiées d'une facture à l'autre.
Ces éléments peuvent être situés dans n'importe cellule de votre facture, mais ils doivent être présents (en fonction des couleurs spécifiées) sur la facture. Si un champ obligatoire est absent, le programme signale l'erreur et stoppe. Sur la facture elle-même, ces champs peuvent se situer n'importe où et ne sont pas forcément dans une cellule différente contrairement aux champs de l'onglet Header (ex: votre code postal et la ville peuvent se trouver dans la même cellule). Ces champs sont intégrés directement dans le fichier XML.
Des indications plus précises sont fournies avec la documentation téléchargeable ICI.
L'onglet Header gère les entêtes de la facture. Les champs de doivent pas changer de position Ligne/Colonne dans la facture. Pour chaque champ, il est nécessaire d'indiquer la ligne et la colonne où se trouve le champ. A ce niveau, un champ doit avoir une cellule différente des autres champs. Ainsi, le numéro de facture doit se trouver dans une cellule seule sans préfixe comme "N°" ou "Numéro" qui peut être dans la cellule précédente, le code postal doit être dans une cellule différente de la ville. La date réelle ne doit pas être préfixée par Date : le libellé "Date :" doit être dans une cellule différente de la date.
Des indications plus précises sont fournies avec la documentation téléchargeable ICI.
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FACTURE N° |
2000334 |
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75000 |
PARIS |
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Date : |
01/03/2030 |
L'onglet Footer gère le pied de la facture. A ce niveau, peu importe la ligne où se trouve le champ, mais il doit se situer toujours sur la même colonne quelle que soit la facture. Il est nécessaire d'indiquer la colonne du champ, un libellé à chercher et le décalage de ligne (en positif plus bas, en négatif plus haut). Par exemple, pour trouver le montant HT des lignes #HT, on indique que le libellé à chercher est "Total HT" qui se trouve sur la colonne A et que le montant HT se trouve sur la même ligne (décalage 0) sur la colonne F (6). Autre exemple, pour trouver la date de la référence d'une facture précédente #DATEREF (si la facture est une facture d'avoir ou s'il existe un acompte sur la facture), le libellé à chercher "Référence associée" se trouve sur la colonne B (2) et la date de la pièce en référence se trouve une ligne plus bas que le libellé dans la colonne D (4).
Des indications plus précises sont fournies avec la documentation téléchargeable ICI.
